Datenschutz

Wie Belegkiste mit Ihren Daten umgeht, nach dem Schweizer Datenschutzgesetz (DSG). Stand: 15. November 2026.

Verantwortlich

Belegkiste
Boris Stiner
Aarestrasse 32
3600 Thun
Schweiz
hallo@belegkiste.ch

Für die Belege, die eine Firma in Belegkiste erfasst, ist diese Firma verantwortlich. Wir bearbeiten sie in ihrem Auftrag und nur, um den Dienst zu erbringen (siehe AGB, Ziffer 12). Fragen zu diesen Belegen richten Sie am besten zuerst an Ihre Firma.

Diese Website (belegkiste.ch)

Die Website setzt keine Cookies und lädt nichts von Dritten: Schriften, Skripte und Video liegen auf unserem eigenen Server. Unser Hoster, die cyon AG in Basel, speichert beim Aufruf technische Angaben (IP-Adresse, Zeitpunkt, aufgerufene Seite, Browser) in Server-Logs, um den Betrieb zu sichern. Diese Logs werden nach kurzer Zeit gelöscht.

Besuche zählen wir mit Matomo, das wir selbst bei cyon in der Schweiz betreiben. Matomo setzt keine Cookies, liest keine Geräteeigenschaften, kürzt die IP-Adresse um zwei Bytes und beachtet «Do Not Track». Wir sehen, welche Seiten besucht und welche Knöpfe geklickt werden, aber nicht, wer Sie sind. In der App und der Verwaltung zählen wir nichts.

Testkonto

Wenn Sie ein Testkonto anlegen, speichern wir Firma, Ihren Namen, Ihre E-Mail-Adresse und ob Sie Treuhänder/in sind. Damit richten wir das Konto ein und senden Ihnen die E-Mail, mit der Sie Ihr Passwort festlegen; wir selbst erhalten eine Kopie der Anmeldung. Zum Schutz vor automatischen Anmeldungen löst Ihr Browser eine kleine Rechenaufgabe (Altcha, auf unserem Server), und wir begrenzen kurzzeitig die Zahl der Anmeldungen pro IP-Adresse. Dabei gehen keine Daten an Dritte.

Die App und die Verwaltung

Für die Nutzung von Belegkiste bearbeiten wir:

Die App setzt nur die Cookies, die für die Anmeldung nötig sind. Damit Sie Ihre Belege auch ohne Netz ansehen können, legt die App eine Kopie auf Ihrem iPhone ab; sie wird beim Abmelden gelöscht.

Demo (demo.belegkiste.ch)

Mit «Demo ansehen» erhalten Sie eine eigene Kopie einer Beispielfirma, ohne Anmeldung und ohne E-Mail-Adresse. Die Demo läuft getrennt von den Daten unserer Kundinnen und Kunden, mit eigener Datenbank und eigenem Speicher bei cyon. Andere Besucherinnen und Besucher sehen Ihre Kopie nicht. Was Sie in der Demo scannen oder hochladen, kann Belegkiste zur Betreuung der Demo einsehen; deshalb bitte keine privaten Belege verwenden. Ein Cookie bringt Ihr Gerät zu Ihrer Kopie zurück; es ist technisch nötig, dient weder Werbung noch Tracking und geht an niemanden sonst. Bevor eine Kopie entsteht, löst Ihr Browser eine kurze Rechenaufgabe (Altcha), die automatische Zugriffe abhält; dafür wird kein Cookie gesetzt und nichts an Dritte übermittelt. Damit wir die Demo betreuen und automatische Zugriffe erkennen können, sehen wir, wann und wie lange eine Kopie benutzt wurde. Nach 14 Tagen löschen wir die Kopie mit allen Bildern. Für das Lesen mit KI fragt die Demo wie die App um Ihre Erlaubnis; dafür gilt der Abschnitt «Lesen mit KI».

Abo bestellen

Bestellt eine Firma das Abo im Backend, speichern wir die Rechnungsadresse und senden die Rechnung per E-Mail. Bezahlen Sie mit Karte oder TWINT, geben Sie die Zahlungsangaben direkt bei Stripe ein; Belegkiste erhält davon nur, dass und wie viel bezahlt wurde.

Wo die Daten liegen und wer sie für uns bearbeitet

Die EU gilt nach dem DSG als Raum mit angemessenem Datenschutz. Amazon, Cloudflare, Google und Stripe sind Firmen mit Sitz in den USA oder gehören zu solchen und dort unter dem Swiss-U.S. Data Privacy Framework zertifiziert; zudem gelten ihre Auftragsbearbeitungsbedingungen mit den Standardvertragsklauseln.

Für die kleinen Firmenlogos in der Belegliste holt unser Server das Logo einmal über einen öffentlichen Dienst von Google; dabei geht nur die Adresse der Website der Firma auf dem Beleg (z. B. migros.ch) an Google, keine Angaben zu Ihnen.

Lesen mit KI (freiwillig)

Das iPhone liest Datum, Firma und Betrag selbst, ohne dass das Bild das Gerät dafür verlässt. Zusätzlich kann eine Firma das Lesen mit KI einschalten; jede Person erlaubt es einmal, bevor es für sie läuft, und kann die Erlaubnis in der App unter «Konto» wieder zurückziehen. Dann geht das Bild des Belegs an Google (Gemini API), das Vorschläge für die Angaben des Belegs zurückgibt. Google kann diese Daten auch ausserhalb der Schweiz bearbeiten, zum Beispiel in der EU oder in den USA, und verwendet sie gemäss seinen Bedingungen für die kostenpflichtige API nicht zum Trainieren seiner Modelle. Ist das Lesen mit KI ausgeschaltet, geht kein Beleg an Google.

Sicherheit

Alle Verbindungen sind verschlüsselt (HTTPS). Belegbilder liegen in einem nicht öffentlichen Speicher und öffnen nur nach Anmeldung und Prüfung der Berechtigung. Jede Rolle sieht nur, was sie für ihre Arbeit braucht.

Konto löschen

So löschen Sie Ihr Belegkiste-Konto: in der App unter «Konto» (Zahnrad oben rechts) › «Konto löschen», oder im Backend in Ihrem Profil. Ohne Zugang zur App schreiben Sie an hallo@belegkiste.ch. Das Konto wird sofort gesperrt und spätestens nach 30 Tagen gelöscht; Sie erhalten eine Bestätigung per E-Mail.

Gelöscht werden Name, E-Mail-Adresse, Passwort und Ihre Zugänge zu den Firmen. Die Belege, die Sie erfasst haben, bleiben bei der Firma, weil sie zu deren Buchhaltung gehören (gesetzliche Aufbewahrung 10 Jahre), und zeigen dann «gelöschte Person».

Wie lange wir Daten aufbewahren

Solange das Abo läuft. Endet es oder endet die Testphase ohne Abo, können Sie noch 30 Tage lesen und exportieren. Danach löschen wir ein Testkonto mit allen Belegen, Belegbildern, abgeschlossenen Jahren und den Konten, die zu keiner anderen Firma gehören; eine Firma mit bezahltem Abo löschen wir frühestens dann und nur von Hand. Die gesetzliche Aufbewahrung Ihrer Geschäftsbelege (10 Jahre) liegt bei Ihnen: Exportieren Sie Ihre Jahre vorher.

Löschen Sie Ihr Konto, entfernen wir Name und E-Mail-Adresse; Ihre erfassten Belege bleiben bei der Firma, weil sie zu deren Buchhaltung gehören, und zeigen dann «gelöschte Person». Unsere Rechnungen bewahren wir 10 Jahre auf, wie es das Gesetz verlangt. Kopien verschickter E-Mails löschen wir nach 12 Monaten. Sicherungskopien der Datenbank bewahren wir 30 Tage auf und je eine pro Monat während 12 Monaten; gelöschte Belegbilder und die Daten gelöschter Firmen liegen noch 90 Tage in den Sicherungen.

Ihre Rechte

Sie können Auskunft über Ihre Daten verlangen, falsche Daten berichtigen und Daten löschen oder herausgeben lassen. Schreiben Sie an hallo@belegkiste.ch. Geht es um Belege einer Firma, leiten wir Ihr Anliegen an diese Firma weiter. Sie können sich ausserdem beim Eidgenössischen Datenschutz- und Öffentlichkeitsbeauftragten (EDÖB) beschweren.

Änderungen

Ändert sich die Bearbeitung, passen wir diese Erklärung an. Es gilt die Fassung auf dieser Seite.